03 · Staat & Verwaltung
Ebene 4: Fakten, Zahlen & HUMA-Werkstatt
Wie wird aus Verwaltungsreform tatsächlich ein funktionierender Staat?
Auf den vorherigen Ebenen haben wir beschrieben, warum staatliche Handlungsfähigkeit nicht einfach eine Frage von mehr oder weniger Staat ist.
Jetzt wird es konkret.
Wir untersuchen:
Welche Aufgaben muss der Staat tatsächlich übernehmen?
Wo entsteht vermeidbarer Verwaltungsaufwand?
Welche Verfahren können vereinfacht, standardisiert oder automatisiert werden?
Welche politische Ebene sollte welche Aufgabe übernehmen?
Wie können öffentliche Gebäude schneller und wirtschaftlicher entstehen?
Wie müssen staatliche Ausgaben bewertet werden?
Und woran erkennen wir, ob eine Reform tatsächlich funktioniert?
Dabei unterscheiden wir:
🟢 entwickelt – Grundstruktur und Richtung stehen.
🟡 Modell / Prüfstand – Instrument oder Berechnungsansatz liegt vor und wird weiter geprüft.
🔴 offen – hier fehlen noch Daten oder eine belastbare Ausgestaltung.
Deutschland in Zahlen
Wie groß ist die Aufgabe?
Bevor wir über Reformen sprechen, lohnt sich ein Blick auf einige Größenordnungen.
Sie zeigen keinen Staat, der grundsätzlich „zu groß“ oder „zu klein“ ist.
Sie zeigen, warum wir genauer hinschauen müssen.
5,38 Millionen Menschen arbeiten im öffentlichen Dienst
🟢 Fakt
Zum 30. Juni 2024 waren rund 5,38 Millionen Menschen im öffentlichen Dienst beschäftigt.
Davon arbeiteten rund:
2,67 Millionen bei den Ländern
1,80 Millionen bei den Kommunen
527.000 beim Bund
381.000 bei den Sozialversicherungen.
Diese Zahl ist nicht mit „Verwaltung“ gleichzusetzen.
Zum öffentlichen Dienst gehören beispielsweise auch Beschäftigte in Schulen, Polizei, Hochschulen, Justiz und zahlreichen anderen öffentlichen Einrichtungen.
Deshalb lautet die HUMA-Frage nicht:
Wie viele Staatsbedienstete können wir einsparen?
Sondern:
Wie viel ihrer Arbeitszeit verwenden wir für die richtigen Aufgaben?
Mehr als jeder vierte Beschäftigte ist mindestens 55 Jahre alt
🟢 Fakt
Der demografische Wandel erreicht auch den Staat.
Von den 5,38 Millionen Beschäftigten waren 2024 rund 747.000 zwischen 55 und 60 Jahre alt und weitere 669.000 mindestens 60 Jahre alt.
Damit waren rund 1,42 Millionen Beschäftigte – gut 26 Prozent – mindestens 55 Jahre alt.
Ein erheblicher Teil dieser Arbeitskraft wird in den kommenden Jahren ersetzt werden müssen.
Damit wird eine Frage immer wichtiger:
Welche Aufgaben benötigen tatsächlich Menschen – und welche Routine können wir vereinfachen, standardisieren oder automatisieren?
Bürokratie bindet erhebliche Ressourcen
🟢 Fakt
Der Nationale Normenkontrollrat untersucht den sogenannten Erfüllungsaufwand von Bundesrecht.
Damit werden Zeitaufwand und Kosten erfasst, die gesetzliche Vorgaben für Bürger, Unternehmen und Verwaltung verursachen.
Allein zwischen Juli 2022 und Juni 2023 stieg der jährliche Erfüllungsaufwand nach Angaben des Normenkontrollrats um rund 9,3 Milliarden Euro auf insgesamt 26,8 Milliarden Euro.
Wichtig ist:
Diese Zahl entspricht nicht den gesamten Bürokratiekosten Deutschlands.
Sie zeigt aber, welche wirtschaftlichen Größenordnungen durch gesetzliche Vorgaben entstehen können.
Für HUMA ist deshalb nicht nur entscheidend, wie viele Regeln existieren.
Wir wollen wissen:
Welchen Nutzen erzeugt eine Regel – und welchen Aufwand verursacht sie dafür?
Digitale Verwaltung bleibt eine Baustelle
🟢 Fakt
Die Europäische Kommission stellte bereits 2024 fest, dass Deutschland bei digitalen öffentlichen Dienstleistungen unter dem EU-Durchschnitt lag.
Bei digitalen Dienstleistungen für Bürger erreichte Deutschland 75,8 von 100 Punkten, gegenüber 79,4 Punkten im EU-Durchschnitt.
Bei Dienstleistungen für Unternehmen waren es 78,6 Punkte, gegenüber 85,4 Punkten im EU-Durchschnitt.
Auch der aktuelle Länderbericht 2026 sieht weiterhin strukturelle Probleme. Die Europäische Kommission nennt eine vergleichsweise geringe Verfügbarkeit und Nutzung digitaler öffentlicher Dienste, geringe Nutzung der elektronischen Identität sowie technische, organisatorische und politische Hindernisse und fragmentierte Zuständigkeiten. Gleichzeitig erkennt sie neue Reformansätze an, deren dauerhafte Wirkung sich noch zeigen muss.
Das bestätigt einen zentralen HUMA-Grundsatz:
Digitalisierung darf nicht bedeuten, bestehende Bürokratie lediglich auf einen Bildschirm zu übertragen.
Was diese Zahlen zeigen
Millionen Menschen arbeiten für den Staat.
Gleichzeitig altert seine Belegschaft.
Regulierung bindet erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen.
Und die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen bleibt ausbaufähig.
Die Antwort kann deshalb nicht einfach lauten:
mehr Personal
oder
weniger Personal.
Unser Ansatz lautet:
Aufgaben prüfen
↓
Regeln vereinfachen
↓
Verfahren standardisieren
↓
Daten nur einmal erfassen
↓
Routine automatisieren
↓
Menschen dort einsetzen, wo menschliches Urteil gebraucht wird
Das finden Sie in der HUMA-Werkstatt
Inhaltsverzeichnis:
A · Aufgaben, Regeln & digitale Verwaltung
01 Staatsaufgaben · 02 Regelcheck · 03 Once-Only
B · Verantwortung, Bauen & Beschaffung
04 Verantwortungsmatrix · 05 Baukastenprinzip · 06 Vollkosten
C · Öffentliche Finanzen, Wirkung & Personal
07 Ausgabenmatrix · 08 Wirkungscheck · 09 Automatisierung & KI · 10 Was machen andere Länder?
A Aufgaben, Regeln & digitale Verwaltung
01 · Welche Aufgaben gehören zum Staat?
🟢 Die HUMA-Aufgabenprüfung
Bevor eine Behörde vergrößert, verkleinert oder digitalisiert wird, stellen wir eine grundlegendere Frage:
Warum übernimmt der Staat diese Aufgabe überhaupt – und welche Rolle muss er dabei spielen?
HUMA unterscheidet vier staatliche Rollen.
Regeln setzen
Der Staat schafft einen verbindlichen Rahmen.
Gewährleisten
Der Staat stellt sicher, dass eine gesellschaftlich notwendige Leistung verfügbar ist.
Finanzieren
Der Staat übernimmt ganz oder teilweise die Finanzierung.
Selbst erbringen
Der Staat führt eine Aufgabe mit eigenen Einrichtungen und Beschäftigten aus.
Nicht jede staatliche Verantwortung verlangt alle vier Rollen gleichzeitig.
Deshalb prüfen wir bei jeder größeren Aufgabe:
Ist sie für das Gemeinwesen notwendig?
Muss der Staat sie gewährleisten?
Muss er sie finanzieren?
Muss er sie selbst erbringen?
Oder können Unternehmen, Genossenschaften, gemeinnützige Organisationen oder Bürger sie besser übernehmen?
Das Ziel ist weder Privatisierung noch Verstaatlichung als Prinzip.
Das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe.
02 · Der HUMA-Regelcheck
🟢 Nicht weniger Regeln – bessere Regeln
Jede größere bestehende oder neue Regel soll anhand derselben Fragen geprüft werden.
1 · Zweck
Welches konkrete Problem soll die Regel lösen?
2 · Wirkung
Erreicht sie dieses Ziel tatsächlich?
3 · Aufwand
Welchen Verwaltungs-, Zeit- und Kostenaufwand verursacht sie?
4 · Überschneidung
Gibt es andere Vorschriften, die dasselbe oder ein ähnliches Ziel verfolgen?
5 · Vereinfachung
Kann dasselbe Schutzziel mit weniger Aufwand erreicht werden?
6 · Digitalisierung
Kann die Prüfung automatisiert oder mit bereits vorhandenen Daten durchgeführt werden?
7 · Überprüfung
Wann wird kontrolliert, ob die Regel noch benötigt wird?
Das Ergebnis kann unterschiedlich ausfallen:
Regel erhalten
Sie erfüllt ihren Zweck angemessen.
Regel vereinfachen
Das Ziel bleibt, aber der Weg wird einfacher.
Regeln zusammenführen
Mehrere Vorschriften verfolgen dasselbe Ziel.
Regel automatisieren
Nachweise oder Prüfungen können ohne zusätzliche Arbeit erfolgen.
Regel abschaffen
Sie erfüllt keinen ausreichenden Zweck mehr.
Nicht möglichst wenige Regeln sind das Ziel – sondern möglichst gute Regeln.
🟡 Bürokratie nicht nur in Euro messen
Bürokratiekosten werden häufig als Geldbetrag dargestellt.
HUMA will zusätzlich die gebundene Arbeitszeit sichtbar machen.
Denn in einer Gesellschaft mit knapper werdenden Arbeitskräften sind Millionen vermeidbare Arbeitsstunden selbst ein wirtschaftlicher Verlust.
Deshalb wollen wir bei größeren Vorschriften möglichst ausweisen:
Kosten für Unternehmen
Kosten für Bürger
Kosten innerhalb der Verwaltung
gebundene Arbeitsstunden
Zahl notwendiger Nachweise
Zahl beteiligter Stellen
So wird sichtbar, wo Vereinfachung den größten Nutzen bringt.
03 · Once-Only und digitale Verwaltung
🟢 Einmal angeben – sinnvoll weiterverwenden
Viele Verwaltungsprozesse folgen noch immer einer alten Logik:
Der Bürger beschafft Informationen aus einem Teil des Staates, um sie anschließend bei einem anderen Teil des Staates wieder einzureichen.
HUMA will dieses Prinzip umdrehen.
Informationen, die dem Staat rechtmäßig vorliegen, sollen nicht immer wieder neu abgefragt werden müssen.
Das bedeutet nicht, dass jede Behörde auf alle Daten zugreifen darf.
Wir brauchen:
klare Zugriffsrechte
eindeutige Zwecke
Protokollierung der Zugriffe
Datenschutz
Korrekturmöglichkeiten
technisch kompatible Register und Systeme
Bürger müssen nachvollziehen können, welche Stelle welche Daten für welchen Zweck verwendet.
🟢 Erst vereinfachen – dann digitalisieren
Für jedes größere Verwaltungsverfahren gilt:
Welche Informationen werden wirklich benötigt?
↓
Welche davon besitzt der Staat bereits?
↓
Welche Prüfschritte sind tatsächlich notwendig?
↓
Welche Stellen müssen beteiligt werden?
↓
Was kann standardisiert werden?
↓
Was kann automatisiert werden?
↓
Wo ist weiterhin eine menschliche Entscheidung erforderlich?
Erst danach entsteht der digitale Prozess.
Ein PDF-Formular im Internet ist noch keine digitale Verwaltung.
Internationale Erfahrungen bestätigen diese Richtung. Selbst digital weit entwickelte Staaten zeigen, dass Once-Only, gemeinsame Register und nutzerorientierte Verwaltungsprozesse nicht durch einzelne Digitalprojekte entstehen. Sie benötigen gemeinsame technische Grundlagen, klare Zuständigkeiten und eine dauerhafte staatliche Digitalstrategie.
B Verantwortung, Bauen & Beschaffung
04 · Wer macht was?
🟢 Die HUMA-Verantwortungsmatrix
Für wichtige staatliche Aufgaben wollen wir Verantwortung sichtbar machen.
Bei jeder Aufgabe werden fünf Fragen beantwortet:
Wer entscheidet?
Wer finanziert?
Wer setzt um?
Wer kontrolliert?
Wer verantwortet das Ergebnis?
Anschließend wird geprüft, welche Ebene dafür am besten geeignet ist:
Kommune · Land · Bund · Europa
Damit wird sichtbar, wo Verantwortung sinnvoll verteilt ist – und wo sie sich zwischen verschiedenen Ebenen verliert.
🟢 So dezentral wie möglich – so zentral wie nötig
HUMA entscheidet nicht ideologisch zwischen Zentralisierung und Föderalismus.
Wir fragen:
Braucht die Aufgabe lokale Kenntnisse?
Dann spricht viel für Kommune oder Region.
Braucht sie einheitliche Standards?
Dann können Land oder Bund sinnvoll sein.
Funktioniert sie nur über Grenzen hinweg?
Dann kann die europäische Ebene die richtige sein.
Der Grundsatz lautet:
Die Aufgabe gehört auf die niedrigste Ebene, die sie zuverlässig lösen kann.
🟢 Aufgabe und Finanzierung gehören zusammen
Wenn eine politische Ebene einer anderen neue Aufgaben überträgt, müssen gleichzeitig geklärt werden:
Personalbedarf
Finanzierung
technische Voraussetzungen
Zeitbedarf
Verantwortung
Eine Kommune kann nicht dauerhaft für Aufgaben verantwortlich gemacht werden, ohne die notwendigen Möglichkeiten zu erhalten.
Wer eine Aufgabe überträgt, muss ihre Erfüllung ermöglichen.
05 · Schneller planen und bauen
🟢 Das HUMA-Baukastenprinzip
Eine Schule bleibt eine Schule.
Eine Kita bleibt eine Kita.
Ein Pflegeheim benötigt ähnliche Grundfunktionen wie andere Pflegeheime.
Trotzdem werden viele öffentliche Gebäude immer wieder weitgehend neu geplant.
HUMA will deshalb einen Bestand geprüfter öffentlicher Grundmodule entwickeln.
Bei Schulen könnten das beispielsweise sein:
Klassenraummodule
Sanitärmodule
Treppen- und Fluchtwegmodule
Technikmodule
Mensa
Verwaltung
Sportbereiche
Ähnliche Systeme sind für Kitas, Pflegeeinrichtungen, Verwaltungsgebäude, Feuerwehrgebäude oder Wohnheime denkbar.
🟡 Was soll dadurch eingespart werden?
Standardisierung soll vor allem reduzieren:
Planungszeit
wiederholte Prüfungen
Planungskosten
Ausschreibungsaufwand
Fehler
Bauzeit
spätere Wartungskomplexität
Lokale Anpassung und architektonische Gestaltung bleiben möglich.
Aber technisch identische Probleme müssen nicht tausendfach neu gelöst werden.
Standardisieren, was gleich sein kann. Individualisieren, was unterschiedlich sein muss.
Wie groß die tatsächliche Zeit- und Kostenersparnis ausfällt, muss anhand realer Projekte weiter untersucht werden.
🟡 HUMA-Werkstatt: Einsparpotenziale noch zu beziffern.
06 · Öffentliche Beschaffung nach Vollkosten
🟢 Nicht der Kaufpreis entscheidet allein
Der billigste Einkauf ist nicht automatisch die wirtschaftlichste Entscheidung.
Ein Produkt kann bei der Anschaffung günstig sein und später hohe Kosten verursachen.
Deshalb überträgt HUMA das Vollkostenprinzip auf geeignete öffentliche Beschaffungen.
Berücksichtigt werden:
Anschaffung
Energie und Betrieb
Wartung
Reparatur
Lebensdauer
notwendige Ersatzbeschaffung
Entsorgung oder Restwert
= tatsächliche Vollkosten
Ein zunächst teureres Fahrzeug, IT-System oder technisches Gerät kann über seine gesamte Nutzungsdauer günstiger sein.
Preis, Qualität, Haltbarkeit, Reparierbarkeit und Folgekosten gehören deshalb zusammen.
Der Staat soll nicht möglichst billig einkaufen. Er soll möglichst wirtschaftlich einkaufen.
C Öffentliche Finanzen, Wirkung & Personal
07 · Wohin fließt das Geld?
🟢 Die HUMA-Ausgabenmatrix
Eine Milliarde Euro Staatsausgaben sagt allein wenig darüber aus, was damit erreicht wird.
Deshalb ordnet HUMA öffentliche Ausgaben zusätzlich nach ihrer Funktion.
Reparatur
Was müssen wir bezahlen, weil ein Problem bereits entstanden ist?
Beispiele können sein:
Notfallreparaturen,
Folgekosten unterlassener Instandhaltung,
späte Krisenintervention,
Beseitigung vermeidbarer Schäden.
Erhaltung
Was müssen wir investieren, damit bestehende Infrastruktur und funktionierende Systeme dauerhaft funktionieren?
Beispiele:
Brückensanierung,
Gebäudeunterhalt,
Wartung,
Modernisierung bestehender Infrastruktur,
Pflege digitaler Systeme.
Zukunft
Wo investieren wir heute, damit Probleme morgen gar nicht erst entstehen oder neue Möglichkeiten geschaffen werden?
Beispiele:
Bildung,
Forschung,
Digitalisierung,
moderne Infrastruktur,
Prävention,
strategische Zukunftstechnologien.
🟢 Warum diese Unterscheidung wichtig ist
Ein Staat kann auf dem Papier sparen und gleichzeitig zukünftige Kosten erzeugen.
Wird eine Brücke heute nicht rechtzeitig erhalten, kann später eine wesentlich teurere Sanierung oder ein Neubau notwendig werden.
Die Rechnung wurde nicht vermieden.
Sie wurde verschoben.
Deshalb wollen wir langfristig sichtbar machen:
Wie viel geben wir für Reparatur aus?
Wie viel für Erhaltung?
Wie viel für Zukunft?
Die Richtung lautet:
Weniger vermeidbare Reparatur. Mehr rechtzeitige Erhaltung. Mehr Raum für Zukunft.
Generationengerechtigkeit bedeutet deshalb nicht nur, finanzielle Schulden zu begrenzen.
Sie bedeutet auch:
Keine kaputte Infrastruktur hinterlassen.
08 · Der HUMA-Wirkungscheck
🟢 Geld ist ein Mittel – kein Ergebnis
Ein beschlossenes Milliardenprogramm ist noch kein politischer Erfolg.
Deshalb sollen bei größeren politischen Programmen bereits vor Beginn konkrete Ziele festgelegt werden.
Nicht nur:
„Wir investieren fünf Milliarden Euro.“
Sondern beispielsweise:
Wie stark sollen Bearbeitungszeiten sinken?
Wie viele Verfahren sollen vollständig digital funktionieren?
Wie stark sollen Planungszeiten sinken?
Wie viele Mehrfacherhebungen sollen entfallen?
Wie sollen sich die Kosten pro Vorgang entwickeln?
Anschließend wird überprüft, was tatsächlich erreicht wurde.
Der HUMA-Prüfzyklus
1 · Ausgangslage
Wo stehen wir?
2 · Ziel
Was soll sich verändern?
3 · Maßnahme
Was tun wir?
4 · Ressourcen
Was kostet es an Geld, Personal und Zeit?
5 · Wirkung
Was hat sich tatsächlich verändert?
6 · Nebenwirkungen
Welche unerwünschten Folgen sind entstanden?
7 · Entscheidung
Weiterführen?
Verändern?
Ausbauen?
Oder beenden?
Unser Grundsatz lautet:
Erst analysieren. Dann handeln. Wirkung prüfen. Lernen.
09 · Personal, Automatisierung und KI
🟡 Nicht jede neue Aufgabe braucht automatisch mehr Personal
Auch der Staat steht vor dem demografischen Wandel.
Deshalb wollen wir bei Verwaltungsaufgaben zunächst prüfen:
Welche Arbeit ist notwendig?
Welche Arbeit kann entfallen?
Welche kann standardisiert werden?
Welche kann automatisiert werden?
Welche benötigt zwingend einen Menschen?
KI und digitale Assistenzsysteme können beispielsweise unterstützen bei:
Recherche
Zusammenfassung von Vorgängen
Dokumentation
standardisierter Kommunikation
Vollständigkeitsprüfungen
Vorbereitung von Entscheidungen
Die endgültige Verantwortung bleibt dort beim Menschen, wo rechtliche, sensible oder ermessensabhängige Entscheidungen getroffen werden.
Die gewonnene Arbeitszeit wird vor allem dort benötigt, wo Menschen tatsächlich gebraucht werden:
Beratung
Kontrolle
komplexe Entscheidungen
Konfliktlösung
persönlicher Kontakt
Automatisieren, was Routine ist. Menschlich bearbeiten, was menschliches Urteil braucht.
10 · Was machen andere Länder?
Lernen, was funktioniert – und wo auch gute Systeme an Grenzen stoßen.
Andere Staaten zeigen, dass leistungsfähigere Verwaltung möglich ist.
Aber auch dort entsteht sie nicht allein durch neue Software.
Entscheidend sind gemeinsame digitale Grundlagen, klare Zuständigkeiten, wiederverwendbare Systeme, funktionierender Datenaustausch und eine Verwaltung, die ihre Prozesse tatsächlich verändert.
Der internationale Vergleich ist deshalb für HUMA kein Wettbewerb um das „digitalste Land“.
Wir fragen:
Welche Strukturen funktionieren – und welche davon lassen sich sinnvoll auf Deutschland übertragen?
🟢 Estland – der Staat als gemeinsame digitale Infrastruktur
Estland gehört seit Jahren zu den international weit entwickelten digitalen Verwaltungen und lag auch im OECD Digital Government Index in der Spitzengruppe.
Interessant für HUMA ist dabei weniger eine einzelne App als die grundlegende Architektur.
Staatliche Stellen arbeiten nicht ausschließlich mit voneinander abgeschotteten digitalen Einzellösungen.
Gemeinsame digitale Infrastruktur ermöglicht den sicheren Austausch benötigter Informationen zwischen unterschiedlichen Stellen.
Was funktioniert?
Verwaltungsleistungen können stärker miteinander verbunden werden.
Informationen müssen nicht für jeden einzelnen Verwaltungsvorgang vollständig neu organisiert werden.
Digitalisierung wird dadurch zu einer gemeinsamen staatlichen Infrastruktur und nicht nur zu einer Sammlung einzelner Behördenprojekte.
Wo liegt die Grenze?
Estland ist wesentlich kleiner als Deutschland.
Deutschland hat zusätzlich eine ausgeprägte föderale Struktur mit Bund, Ländern und Kommunen.
Ein estnisches System lässt sich deshalb nicht einfach kopieren.
Was übernimmt HUMA daraus?
Vor allem die Architekturidee:
Nicht jede Behörde braucht ihre eigene digitale Welt.
Gemeinsame Standards, kompatible Register, eindeutige Schnittstellen und sichere Zugriffsrechte müssen die Grundlage bilden.
Das passt unmittelbar zu unserem HUMA-Prinzip:
Erst vereinfachen – dann digitalisieren.
🟢 Dänemark – gemeinsame Digitalisierung über staatliche Ebenen hinweg
Dänemark gehört ebenfalls zu den führenden digitalen Verwaltungen.
Im OECD Digital Government Index 2025 erreichte das Land 0,83 Punkte gegenüber 0,70 im OECD-Durchschnitt. Besonders stark ist Dänemark bei gemeinsamen staatlichen Plattformen und bei „Digital by Design“.
Ein wichtiger Teil des dänischen Weges ist die langfristige Zusammenarbeit zwischen Zentralstaat, Regionen und Kommunen bei der Digitalisierung.
Was funktioniert?
Digitalisierung wird nicht ausschließlich Behörde für Behörde organisiert.
Gemeinsame Strategien und Infrastrukturen schaffen einen Rahmen, innerhalb dessen unterschiedliche staatliche Ebenen arbeiten können.
Das ist für einen dezentral organisierten Staat besonders interessant.
Wo liegt die Grenze?
Auch ein digital weit entwickelter Staat ist nicht fertig.
Die OECD sieht in Dänemark weiterhin Verbesserungsmöglichkeiten unter anderem bei der konsequenten Umsetzung des Once-Only-Prinzips, der Nutzereinbindung und der Messung tatsächlicher Ergebnisse.
Das ist eine wichtige Erkenntnis:
Digitalisierung ist kein Projekt, das irgendwann abgeschlossen ist.
Was übernimmt HUMA daraus?
Die Verbindung aus:
dezentraler Verantwortung
und
gemeinsamer staatlicher Infrastruktur.
Nicht jede Kommune muss dieselben technischen Probleme selbst lösen.
Bund und Länder können Standards und gemeinsame Bausteine bereitstellen, während die konkrete Leistung weiterhin vor Ort erbracht wird.
Das passt zu unserem Grundsatz:
So dezentral wie möglich – so zentral wie nötig.
🟢 Internationale Erfahrung – Once-Only ist leichter beschlossen als umgesetzt
Das Once-Only-Prinzip ist inzwischen international weit verbreitet:
Der Staat soll Bürger und Unternehmen Informationen nicht immer wieder neu mitteilen lassen, wenn sie ihm bereits rechtmäßig vorliegen.
Die OECD zeigt allerdings auch eine wichtige Einschränkung:
Viele Staaten haben das Prinzip politisch anerkannt – aber deutlich weniger haben es bereits durchgängig in ihren Verwaltungsalltag integriert.
Was funktioniert?
Once-Only kann:
Mehrfachangaben reduzieren,
Verwaltungsarbeit vermeiden,
Fehler verringern
und Dienstleistungen einfacher machen.
Wo liegt die Grenze?
Dafür müssen Register technisch zusammenarbeiten können.
Zusätzlich braucht es klare Regeln für:
Zugriffsrechte,
Datenschutz,
Zweckbindung,
Datenqualität,
Korrekturen
und Verantwortlichkeiten.
Ein politischer Beschluss allein erzeugt noch kein Once-Only-System.
Was übernimmt HUMA daraus?
Genau deshalb steht in unserem Modell nicht einfach:
„Behörden sollen Daten austauschen.“
Sondern:
Informationen einmal erfassen
↓
Zugriffsrechte festlegen
↓
Register kompatibel machen
↓
Zugriffe protokollieren
↓
Daten für klar definierte Zwecke verwenden.
Once-Only braucht technische Infrastruktur und klare Verantwortung zugleich.
🟢 OECD – Digitalisierung muss die Verwaltung verändern
Eine weitere internationale Erkenntnis passt besonders gut zu unserem Ansatz.
Die OECD beschreibt digitale Verwaltung inzwischen ausdrücklich nicht mehr als bloße Übertragung bestehender Dienstleistungen ins Internet.
Digitale Transformation verlangt Veränderungen bei Organisation, Fähigkeiten, Zusammenarbeit, Daten und Verwaltungsprozessen.
Was funktioniert?
Erfolgreiche Systeme denken digitale Infrastruktur, Verwaltungsorganisation und Dienstleistungen gemeinsam.
Wo liegt die Grenze?
Wird ein komplizierter analoger Prozess lediglich digital nachgebaut, bleibt ein komplizierter Prozess bestehen.
Aus einem Papierformular wird dann vielleicht ein Onlineformular.
Die dahinterliegende Bürokratie verändert sich aber kaum.
Was übernimmt HUMA daraus?
Einen unserer wichtigsten Verwaltungsgrundsätze:
Erst vereinfachen – dann digitalisieren.
Deshalb lautet die HUMA-Reihenfolge:
Aufgabe prüfen
↓
Regel prüfen
↓
Verfahren vereinfachen
↓
Zuständigkeit klären
↓
Datenbedarf reduzieren
↓
standardisieren
↓
digitalisieren
↓
automatisieren, wo es sinnvoll ist.
Was übernimmt HUMA aus dem Ländervergleich?
Kein Land liefert eine fertige Blaupause für Deutschland.
Aber mehrere Erfahrungen bestätigen unsere Richtung:
Estland
→ gemeinsame digitale Infrastruktur statt vieler isolierter Behördenlösungen
Dänemark
→ gemeinsame Standards und Plattformen können mit dezentraler Verwaltung verbunden werden
Once-Only-Erfahrungen
→ Daten nur einmal zu erheben funktioniert nur mit kompatiblen Registern und klaren Zugriffsregeln
OECD-Erfahrungen
→ echte Digitalisierung verändert Prozesse und Organisation – nicht nur das Medium
Daraus entsteht für HUMA:
Nicht jede Behörde digitalisieren. Den Staat als zusammenhängendes System organisieren.
Das bedeutet nicht, alle Entscheidungen zu zentralisieren.
Im Gegenteil.
Entscheidungen können dezentral bleiben, während technische Grundlagen gemeinsam organisiert werden.
Genau darin liegt für HUMA ein wesentlicher Unterschied zwischen Zentralisierung und Standardisierung.
Was soll am Ende messbar besser sein?
Eine Verwaltungsreform ist nicht erfolgreich, weil eine neue Software eingeführt oder eine Behörde umorganisiert wurde.
Sie ist erfolgreich, wenn Bürger, Unternehmen und Beschäftigte einen Unterschied erleben.
Deshalb wollen wir einige wenige verständliche Kennzahlen beobachten.
Bearbeitungszeit
Wie lange dauert ein Verfahren?
Behördenkontakte
Wie viele unterschiedliche Stellen müssen beteiligt werden?
Nachweise
Wie viele Angaben müssen Bürger oder Unternehmen selbst einreichen?
Kosten
Was kostet ein Verwaltungsvorgang?
Digitalisierungsgrad
Kann ein Verfahren tatsächlich vollständig digital erledigt werden?
Umsetzungszeit
Wie lange dauert es von einer politischen Entscheidung bis zur tatsächlichen Umsetzung?
Nutzererfahrung
Wie erleben Bürger, Unternehmen und Verwaltungsbeschäftigte das Verfahren?
Wirkung
Wurde das eigentliche politische Ziel erreicht?
Daraus kann langfristig ein einfacher:
HUMA-Handlungsfähigkeitscheck
entstehen.
Nicht als weiteres kompliziertes Punktesystem.
Sondern als Antwort auf eine einfache Frage:
Wird der Staat bei seinen Aufgaben schneller, einfacher, verlässlicher und wirksamer?
Was noch offen ist
🔴 Die konkreten Einsparpotenziale
Wir behaupten derzeit bewusst nicht:
„Unsere Verwaltungsreform spart X Milliarden Euro.“
Dafür müssen die einzelnen Reformbausteine zunächst belastbar untersucht werden.
Denn Digitalisierung kostet zunächst selbst Geld.
Standardisierung benötigt Aufbauarbeit.
Alte und neue Systeme können zeitweise parallel laufen.
Und frei werdende Arbeitszeit bedeutet nicht automatisch, dass Stellen vollständig entfallen.
Gleichzeitig können die indirekten wirtschaftlichen Effekte erheblich sein, wenn Unternehmen weniger Zeit mit Verwaltung verbringen, Investitionen schneller genehmigt werden oder öffentliche Gebäude schneller entstehen.
Deshalb wollen wir getrennt untersuchen:
eingesparte Arbeitsstunden
vermiedene Bürokratiekosten bei Unternehmen
geringerer zukünftiger Personalbedarf
schnellere Investitionen
kürzere Planungs- und Bauzeiten
Einsparungen durch Standardisierung
langfristige Einsparungen durch bessere Beschaffung
Kosten der notwendigen Digitalisierung
Erst wenn diese Bausteine belastbar berechnet sind, gehört daraus eine Einsparsumme in die HUMA-Gesamtrechnung.
Wir rechnen mögliche Einsparungen nicht ein, bevor wir sie begründen können.
Der HUMA-Staatscheck
Bei jeder größeren Staats- und Verwaltungsreform fragen wir:
Ist diese Aufgabe überhaupt staatlich notwendig?
Welche Rolle muss der Staat übernehmen?
Welche politische Ebene kann sie am besten erfüllen?
Sind Entscheidung, Finanzierung, Umsetzung und Verantwortung klar?
Kann eine Regel einfacher werden, ohne ihr Ziel aufzugeben?
Werden Daten unnötig mehrfach erhoben?
Kann das Verfahren standardisiert werden?
Kann Routine automatisiert werden?
Werden Vollkosten statt nur Anschaffungskosten betrachtet?
Ist die Erhaltung bestehender Infrastruktur ausreichend berücksichtigt?
Welche Wirkung soll erreicht werden?
Wie messen wir sie?
Und was tun wir, wenn die Maßnahme nicht funktioniert?
Unser Ziel
Wir wollen keinen Staat, der möglichst groß ist.
Und keinen Staat, der sich möglichst weit zurückzieht.
Wir wollen einen Staat, der weiß, wofür er verantwortlich ist – und diese Verantwortung erfüllen kann.
Einen Staat, der nicht immer neue Regeln auf alte Regeln stapelt.
Der Bürger und Unternehmen nicht zum Datenträger seiner eigenen Verwaltung macht.
Der funktionierende Lösungen wiederverwendet, statt sie immer wieder neu zu entwickeln.
Der Infrastruktur erhält, bevor sie verfällt.
Der menschliche Arbeitskraft nicht mit vermeidbarer Routine bindet.
Der Geld nicht mit Wirkung verwechselt.
Und der Fehler erkennen und korrigieren kann.
Ein handlungsfähiger Staat muss nicht alles selbst machen. Aber was seine Aufgabe ist, muss funktionieren.